Batulicin – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu (Tanbu) meluncurkan inovasi baru yaitu Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN), yang dirancang untuk menyimpan dan mengelola arsip secara digital.
Langkah ini diharapkan dapat mempermudah proses pencarian dokumen penting yang diproduksi oleh Dinas Pendidikan, sehingga semua arsip tertata dengan lebih baik dan mudah diakses kapan saja.
Inovasi SIMPAN ini merupakan bagian dari aksi perubahan yang dirancang oleh Dwi Teguh Efendi, S.IP. M.AP, dalam rangka mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan IV tahun 2024 di Bandung.
Menurut Dwi Teguh, setiap tahun, Dinas Pendidikan menghasilkan sekitar 20 ribu lebih nomor surat. Jumlah ini sudah terlalu besar untuk disimpan secara manual, sehingga diperlukan sistem online yang lebih efisien.
“Adanya inovasi SIMPAN ini, maka arsip Dinas pendidikan lebih mudah di cari sampai kapan pun. Kemudian setelah di arsipkan, itu akan selalu ada,” jelas Dwi Teguh pada Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Penyimpanan arsip secara online ini dimulai pada tahun 2024, dan jika kapasitasnya memadai, arsip dari tahun-tahun sebelumnya juga akan diintegrasikan. Selama ini, arsip masih dikelola secara manual, yang menyebabkan tumpukan dokumen dan memperlambat proses pencarian.
“Seringkali, dokumen yang diperlukan tersimpan di komputer atau flashdisk, sehingga pencariannya memakan waktu. Dengan arsip digital, meskipun pegawai yang bertanggung jawab tidak berada di tempat, pencarian arsip tetap bisa dilakukan,” tambahnya.
Ia juga menyoroti pentingnya pengelolaan arsip yang rapi dan terorganisir, sesuai dengan manajemen ASN. Arsip digital memungkinkan dokumen disusun berdasarkan klasifikasi dan urutan waktu yang jelas, sehingga lebih mudah diakses dan efisiensi kerja pun meningkat.
“Dalam aksi perubahan ini kami mengharapkan, pengelolaan arsip pada Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu dapat di laksanakan secara optimal. Sehingga berkas ataupun data arsip akan menjadi tertata dengan baik dan mudah di akses guna efektivitas maupun efesiensi kerja,” tutupnya.
Sumber : mc.tanahbumbukab.go.id
